Directie Assistent

Functie

• Als rechterhand van de directie beheer je de elektronische agenda en het travel management.

• Door jouw sterke administratieve skills kan je veel informatie verwerken en digitaliseren.

• Dagelijks dien je prioriteiten te stellen en snel te kunnen schakelen.

• Je rapporteert aan de CEO en de CO-CEO over een breed scala administratieve en organisatorische taken.

• Je werkt nauw samen met de HR-verantwoordelijke aan personeelszaken. Tot jouw takenpakket behoren ook de organisatie van personeelsmeetings- en evenementen, in binnen- en buitenland.

• Samen met de andere collega's van administratie sta je in voor de controle van facturen.

• Voor het luik vastgoed ben jij het aanspreekpunt voor mede-eigenaars en verzorg je jaarlijks de organisatie van de algemene vergadering; daarna voor je de daaruit vloeiende actiepunten uit. Alsook ben je het contactpersoon voor onze huurders en sta je in voor de administratie rond verhuur;

• Je wordt ook betrokken in heel diverse ad hoc projecten, zoals een IT-project, en volgt de vooruitgang mee op.

• Voor dit alles, werk je samen in een team met 2 administratieve assistenten.

Jouw profiel

• Reeds meerdere jaren aantoonbare ervaring in management ondersteuning

• Sterke kennis van het Nederlands en Engels; zowel gesproken, als geschreven. Frans en Duits zijn een pluspunt.

• Uitstrekende kennis van MS Office

• Diplomatieke en discrete houding

• Sterk in gestructureerd werken: o.a. digitaal informatiebeheer: verzamelen, opvolgen, rapporteren en klasseren

• Grote nauwgezetheid: oog voor detail en ordelijkheid

• Als teamplayer hou je van onderling overleg en samenwerking met je collega's

• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern

Aanbod

• Voltijdse functie op ons kantoor

• Marktconforme verloning en extralegale voordelen

• Groeiende en vooruitstrevene onderneming met een familiaal karakter

• Op de werkvloer heerst een dynamische en gezonde werksfeer

Solliciteren

Giovanni De Laet
0485 55 05 86
giovanni@mainsailhr.be